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USAM

Presencial/Virtual

Administrativa

Cursado

Certificaciones

Programas/Contenidos de Materias

Si requiere Convalidar materias (verificar que la materia esté aprobada) solicitan todo el contenido programático de las materias
1ER CONTACTO INFORMATIVO
Realizar pregunta filtro al estudiante si necesita el contenido o el plan de estudio revisar tipificación plan de Estudios si requiere contenido se tipifica por este ítem. Informar al estudiante que solo puede solicitar programas de materias que ya aprobó. Si la materia esta convalidada, debe solicitar el programa en la universidad donde lo curso.
Si requiere el contenido programático, se le indica al estudiante que ingrese a la página https://www.usanmarcos.ac.cr/oferta-academica/tramites-estudiantiles/formularios-tramites, descargar la boleta y se debe crear el caso en el formulario web https://www.usanmarcos.ac.cr/consulta-alumnos#/home, junto con el comprobante de pago 1,695 colones cada programa.
Tener en cuenta: Si el estudiante menciona que requiere la certificación de materias aprobadas mencionarle que tiene un costo de 25,990 colones y los programas de las materias que aprobaron, para cambiarse de universidad, se deriva en primera instancia a Permanencia y Servicio al estudiante, Es necesario indicar de cuáles materias necesita los programas.
2DO CONTACTO DERIVACIÓN -
Si el estudiante envia toda la documentación se procede a crear el caso colocando el nombre completo, numero de cedula, correo electrónico y numero de teléfono adjuntando el formulario y comprobante de pago.

Primer contacto

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Presencial/Virtual

Académica

Cursado

Información académica

Plan de Estudios

Estudiante Regular solicita información sobre acreditación de SINAES, re acreditación o información general de su programa
1ER CONTACTO INFORMATIVO
Si llama el estudiante a solicitar información sobre acreditación de SINAES, re acreditación o información general de su programa. Consultar información del programa en el link: https://www.usanmarcos.ac.cr/oferta-academica según corresponda.

Primer contacto

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USAM

Presencial/Virtual

Académica

Informativo

Información Académica

Calendario Académico

1ER CONTACTO INFORMATIVO
Calendario Académico Cuatrimestrales, Financiero.
Oriento al estudiante a conssultar link calendario académico: https://www.usanmarcos.ac.cr/servicios/horarios-y-calendarios/calendario-academico Link calendario Financiero: https://www.usanmarcos.ac.cr/servicios/horarios-y-calendarios/calendario-financiero
Si llama a preguntar por Horario, Inicio de clases, todo lo relacionado con fechas académicas y financieras.

Primer contacto

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Académica

Cursado

Notas

Calificación Final

El docente tiene 8 días para subir la nota luego de el examen final,
si pasados los 8 días no tiene la nota en sistema académico, debe crear caso al área correspondiente
1ER CONTACTO INFORMATIVO
Revisar en el aplicativo si esta la nota de la materia. Tener en cuenta que si el profesor esta en el periodo de los 8 días hábiles para presentar actas NO se envía caso. Revisar el calendario académico.
2DO CONTACTO DERIVACIÓN - No olvidar incluir en el campo de descripción los datos de: Nombre, número de identificación, celular y correo electrónico. -
Si no esta la nota cargada y esta fuera del tiempo estipulado se envía el caso con la descripción incluyendo la materia y el periodo en que la llevo, si tiene soporte adjuntarlo al caso.
Utilizar plantilla de Casos.

15 días hábiles

Área de derivación

Coordinación Académica

15 días hábiles

Área de Derivación

Shadie Aguilar

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Presencial/Virtual

Académica

Cursado

Notas

Calificación Final

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Presencial/Virtual

Académica

Cursado

Cambios Académicos

Cambio de Materia

Aplica para estudiante virtual o presencial que va a cambiar su materia.
1ER CONTACTO INFORMATIVO
IMPORTANTE: Recordar que después de semana 1, no aplican excepciones para cambio de materia.
Se verifica que esté en el tiempo estipulado para realizar el cambio. Todo cambio se puede realizar antes del inicio de lecciones o máximo en la primera semana de clases. 1ra semana de clase no tiene costo. después de la semana 2 ya no se reciben solicitudes de cambio de materias.
Cual es la materia que va a cambiar en el sistema. Que no tenga prerrequisitos y debe indicar la modalidad en que desea cursarla. El formulario de cambio de materia se puede descargar en el enlace https://cms.usanmarcos.ac.cr/sites/default/files/solicitud_de_cambio_de_materias.pdf
2DO CONTACTO DERIVACIÓN - No olvidar incluir en el campo de descripción los datos de: Nombre, número de identificación, celular y correo electrónico.
El estudiante debe describir la solicitud de la materia que va a cambiar con el horario que requiere, se adjunta la boleta de cambio de materia diligenciada.
Utilizar plantilla de Casos.

8 días hábiles

Área de derivación

Permanencia y Servicio al Estudiante

8 días hábiles

Área de Derivación

María José Escobedo Bonilla

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Presencial/Virtual

Académica

Cursado

Cambios Académicos

Cambio de Materia

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Presencial/Virtual

Académica

Cursado

Cambios Académicos

Cambio de Modalidad

Cambio de presencial a virtual o viceversa. Estudiante Regular. Aplica para la misma carrera.
1ER CONTACTO INFORMATIVO
Si llama el estudiante a solicitar el cambio de modalidad se verifica en la página de la Universidad si el programa solicitado esta en la modalidad que requiere, verificar que no este matriculado, se revisa que este dentro de las fechas de matricula, a partir de semana 1 NO APLICAN CAMBIOS. Si es el caso, se le indica al estudiante que debe realizar el cambio en el siguiente cuatrimestre.

Acreditación SINAES:
De Presencial a Virtual: Por favor tener presente las políticas de acreditación de SINAES y aclararselas al estudiante, porque la carrera virtual no está acreditada y su título no saldrá acreditado.

De Virtual a Presencial: Indicarle al estudiante, que su solicitud está sujeta a la revisión del área correspondiente porque puede que ya haya excedido el máximo de materias virtuales que puede cursar.

2DO CONTACTO DERIVACIÓN - No olvidar incluir en el campo de descripción los datos de: Nombre, número de identificación, celular y correo electrónico.
Se envía el caso con la solicitud del cambio de modalidad, el estudiante debe completar el formulario de cambio de modalidad y adjuntarlo en el caso, especificar que es para la misma carrera.
Utilizar plantilla de Casos.

8 días hábiles

Área de derivación

Permanencia y Servicio al Estudiante

8 días hábiles

Área de Derivación

María José Escobedo Bonilla

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USAM

Presencial/Virtual

Académica

Cursado

Cambios Académicos

Cambio de Modalidad

Primer contacto

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Presencial/Virtual

Académica

Cursado

Cambios Académicos

Cambio de Plan de Estudios

Cambio de programa académico. Estudiante Regular. Cambio de Plan de Estudios. Cuando el estudiante solicita un cambio de carrera o plan de estudios.
1ER CONTACTO INFORMATIVO
Si llama el estudiante a solicitar el cambio de plan de estudios, se verifica en la página de la Universidad si el programa que requiere está disponible, Verificar que no esté matriculado, se revisa que este dentro de las fechas de matricula, a partir de semana 2 NO APLICAN CAMBIOS. Si es el caso, se le indica al estudiante que debe realizar el cambio en el siguiente cuatrimestre.
Indicarle al estudiante que en qué modalidad quiere cursar y aclararlo en la descripción del caso.

2DO CONTACTO DERIVACIÓN - No olvidar incluir en el campo de descripción los datos de: Nombre, número de identificación, celular y correo electrónico. Actualizar datos en caso de ser necesario.
Utilizar plantilla de Casos.

8 días hábiles

Área de derivación

Permanencia y Servicio al Estudiante

8 días hábiles

}}

María José Escobedo Bonilla

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Presencial/Virtual

Académica

Cursado

Cambios Académicos

Cambio de Plan de Estudios

Primer contacto

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Presencial/Virtual

Académica

Cursado

Notas

Consulta Nota Pendiente

Nota pendiente por actualizar en el sistema de CLASS.
1ER CONTACTO INFORMATIVO
Revisar si por fecha el profesor excedió el tiempo límite para cargar la nota (8 días hábiles después del entregable). Recordar al estudiante que el profesor tiene como tiempo los 8 días para cargue de notas y preguntar cuándo fue su examen final.
2DO CONTACTO DERIVACIÓN - No olvidar incluir en el campo de descripción los datos de: Nombre, número de identificación, celular y correo electrónico.
Si el profesor excedió el tiempo (8 días hábiles ) para el cargue de la nota, Importante: Experto tiene que verificar en Class y adjuntar el pantallazo de la evidencia en el caso.

15 días hábiles

Área de derivación

Registro

15 días hábiles

Área de Derivación

Karla Chaves

propietario area ok

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Presencial/Virtual

Académica

Cursado

Notas

Consulta Nota Pendiente

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Presencial/Virtual

Académica

Titulación

Proceso de Grado

Consultas Proyecto Final

Información general del proyecto final (incluye proyecto para posgrado)
1ER CONTACTO INFORMATIVO
Si el estudiante tiene alguna duda con respecto a la entrega de su proyecto de grado o proyecto final, tutor o seguimiento, debemos consultar inicialmente si el estudiante ya se comunicó con el tutor asignado y si no le han asignado el tutor, si ya se comunicó con el director de carrera.
Si el estudiante desea conocer más información del proyecto final, debe tener en cuenta que debe tener aprobado todo el plan de estudios, incluyendo TCU. Si el estudiante viene de otra universidad, el TCU se puede convalidar. Si el estudiante está finalizando una licenciatura, y cursó el bachillerato en USAM, puede homologarlo.
2DO CONTACTO DERIVACIÓN - No olvidar incluir en el campo de descripción los datos de: Nombre, número de identificación, celular y correo electrónico.
Se deriva el caso si no le han asignado el tutor al estudiante, y si ha escrito, pero no ha recibido respuesta. Sí es posible adjuntar evidencia de que no ha recibido respuesta

8 días hábiles

Área de derivación

Permanencia y Servicio al Estudiante

8 días hábiles

Área de Derivación

María José Escobedo Bonilla

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USAM

Presencial/Virtual

Académica

Titulación

Proceso de Grado

Consultas Proyecto Final

Primer contacto

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USAM

Presencial/Virtual

Académica

Titulación

Proceso de Grado

Consultas sobre Graduaciones

Información general de Graduación
1ER CONTACTO INFORMATIVO
Si la estudiante no se ha inscrito, le brindo toda la Información para Inscripción de graduación, tiempo, costo, entrega de entradas, revisar calendario académico https://www.usanmarcos.ac.cr/servicios/horarios-y-calendarios/calendario-academico
Documentos: 1 Fotocopia de cédula ampliada, 1 foto tamaño pasaporte con fondo blanco, formulario diligenciado y comprobante de pago, el costo (Arancel no es negociable - Al momento de inscribirse no se puede financiar el arancel) aplica para el graduado y dos personas más.
IMPORTANTE: No puede inscribirse en graduación si tiene alguna deuda pendiente. Si el estudiante no desea asistir al evento de graduación, el costo del arancel no es negociable, así no haya recibido las invitaciones, o no quiera asistir al acto de graduación. No hay excepción.
Si el estudiante ya se inscribió le pregunto si tiene el instructivo ahí encuentra toda la información, en dado caso que indique que se le perdió, se le adjunta por medio del correo electrónico.
Si el estudiante no se ha inscrito se direcciona al formulario web con todos los adjuntos para su correcta inscripción de grado. (En las fechas de inscripción, recordar ver calendario académico) (Si no están todos los documentos completos, no adjuntar o crear la consulta en el formulario web)
2DO CONTACTO DERIVACIÓN - No olvidar incluir en el campo de descripción los datos de: Nombre, número de identificación, celular y correo electrónico.
Si el estudiante tiene dudas diferentes al instructivo. de temas de pago crear caso, pero para otras consultas como Ej.: Inquietudes de Comida, invitados, entre otras, en el caso siempre especificar la fecha de graduación del estudiante y la inquietud clara del mismo al correo graduaciones@usam.ac.cr
Utilizar plantilla de Casos.

8 días hábiles

Área de derivación

Permanencia y Servicio al Estudiante

8 días hábiles

Área de Derivación

María José Escobedo Bonilla

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USAM

Presencial/Virtual

Académica

Titulación

Proceso de Grado

Primer contacto

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USAM

Presencial/Virtual

Académica

Cursado

Docentes

Coordinación de cita con director (a) académico (a)

Coordinación de cita con el director académico
1ER CONTACTO INFORMATIVO
Indaga la situación puntual que le sucedió al estudiante respecto a la clase en general o su situación académica.
2DO CONTACTO DERIVACIÓN - No olvidar incluir en el campo de descripción los datos de: Nombre, número de identificación, celular y correo electrónico.
Describir el detalle de la situación del estudiante, indicar fecha tentativa para la cita, validar teléfonos y correo electrónico, adjuntando evidencias en caso de que se cuente con ellas.

8 días hábiles

Área de derivación

Coordinación Académica

8 días hábiles

Área de Derivación

Shadie Aguilar

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USAM

Presencial/Virtual

Académica

Cursado

Docentes

Coordinación de cita con director (a) académico (a)

Primer contacto

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Presencial/Virtual

Académica

Cursado

Notas

Levantamiento Requisito por Convalidación

Notas diferentes en el aplicativo y desglose de calificación.
1ER CONTACTO INFORMATIVO
Reviso en el aplicativo CLASS e indago con el estudiante la nota
Indagar si tiene soporte del profesor.
2DO CONTACTO DERIVACIÓN - No olvidar incluir en el campo de descripción los datos de: Nombre, número de identificación, celular y correo electrónico.
Si se encuentra diferencia entre el aplicativo, el soporte o lo que indica el estudiante se envía el caso con la descripción de la situación incluyendo el nombre de la materia, periodo y nombre del profesor.
Utilizar plantilla de Casos. Importante: Adjuntar la evidencia en caso de que el estudiante la tenga. (Ejemplo: Pantallazo de Canvas)

homologaci

Área de derivación

Permanencia y Servicio al Estudiante

8 días hábiles

Área de Derivación

María José Escobedo Bonilla

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Presencial/Virtual

Académica

Cursado

Notas

Error en Nota Final

Primer contacto

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USAM

Presencial/Virtual

Académica

Cursado

Registro de Materias

Examen de Reposición/Extraordinarios

1ER CONTACTO INFORMATIVO
Los estudiantes pueden realizar examen de reposición o extraordinario según la materia que lo solicite.
IMPORTANTE: Validar en CLASS si la materia que el estudiante necesita inscribir tiene un rango de (60 a 69 puntos) Si es menor a ese rango, NO puede hacer la reposición.
Requisitos:
El estudiante debe cancelar el monto de ¢35.000 colones por medio de la U virtual: https://uvirtual.usam.ac.cr/ ya que previamente se les realizó la prematricula a nivel interno y se les informo por correo electrónico, la fecha límite para realizar el pago.
NO se financia ni se aplican descuentos SIN EXCEPCIÓN.
2DO CONTACTO DERIVACIÓN - No olvidar incluir en el campo de descripción los datos de: Nombre, número de identificación, celular y correo electrónico.
Si el estudiante no logra cancelar por la U virtual por algún error de la plataforma, se debe enviar en el caso el comprobante de la transferencia para su aplicación.

8 días hábiles

Área de derivación

Permanencia y Servicio al Estudiante

8 días hábiles

Área de Derivación

María José Escobedo Bonilla

Relacionamiento

USAM

Presencial/Virtual

Académica

Cursado

Registro de Materias

Examen de Reposición/Extraordinarios

Primer contacto

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Presencial/Virtual

Académica

Cursado

Registro de Materias

Examen Suficiencia

1ER CONTACTO INFORMATIVO
Los estudiantes pueden realizar examen de suficiencia según la materia que lo solicite (Las más solicitadas son: Informática e inglés) en caso de que sea otra, queda sujeto a aprobación de la coordinación académica.
Requisitos:
1. Formulario de suficiencia página web https://www.usanmarcos.ac.cr/oferta-academica/tramites-estudiantiles/formularios-tramites
2. Carta / Evidencia / certificados de los conocimientos que tiene el estudiante.
3. Comprobante de pago por $86.300 colones.
NO se financia ni se aplican descuentos SIN EXCEPCIÓN.
Informar fechas que están en el calendario académico para su presentación.
2DO CONTACTO DERIVACIÓN - No olvidar incluir en el campo de descripción los datos de: Nombre, número de identificación, celular y correo electrónico.
Se deriva una vez el estudiante envíe todos los requisitos mencionados.
Utilizar plantilla de Casos.

8 días hábiles

Área de derivación

Permanencia y Servicio al Estudiante

8 días hábiles

Área de Derivación

María José Esvobedo Bonilla

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USAM

Presencial/Virtual

Académica

Cursado

Registro de Materias

Examen Suficiencia

Primer contacto

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Presencial/Virtual

Financiera

Cursado

Formalización Matricula RPA

Formalización Matricula

IMPORTANTE: Este título solo aplica para la formalización de la matrícula de manera automatica con el sistema RPA. 1ER CONTACTO El estudiante se contacta solicitando información para saber el funcionamiento del sistema, se le debe indicar el título que debe seleccionar (formalización matricula), y los datos que deben agregar los cuales son: Nombre Completo, Numero de Cedula, correo electrónico y materias que desea cursar junto con la modalidad en que desea llevarlas. 2DO CONTACTO Se deriva el caso sí, un estudiante llama para formalizar y desea que el pago de su matrícula se agregue al pagare, el asesor puede crear el caso con el título de formalización de matrícula, para que el sistema RPA pueda formalizar de manera automática y enviarle los documentos al correo electrónico no se debe olvidar adjuntar los datos que se necesitan para que se realice el proceso los cuales son, Nombre completo, numero de cedula, correo electrónico y las materias que desea matricular junto con la modalidad en que desea cursarlas. (sin estos datos la matricula no se puede realizar)

72 horas

Área de derivación

Formalización Matricula RPA

72 horas

Área de Derivación

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USAM

Presencial/Virtual

Académica

Cursado

Docentes

Inconvenientes con Docente / tutor Grados

1ER CONTACTO INFORMATIVO
Indagar la situación puntual que le sucedió al estudiante respecto al docente o a la clase en general.
Indagar si hablo con el docente por los medios de contacto y no le soluciono la situación.
Si le escribió al tutor y no le ha dado respuesta después de pasar las 48 horas se deriva caso.
2DO CONTACTO DERIVACIÓN -
Importante: Derivar cuando el estudiante ya haya intentado conversar con el docente y no fue solucionada su situación en los tiempos indicados.
No olvidar incluir en el campo de descripción los datos de: Nombre, número de identificación, celular y correo electrónico.
Describir el detalle de la situación del estudiante con nombre del docente, materia y horario en que la lleva. Enviar soportes del caso.

8 días hábiles

Área de derivación

Coordinación Académica

8 días hábiles

Área de Derivación

Shadie Aguilar

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USAM

Presencial/Virtual

Académica

Cursado

Docentes

Inconvenientes con Docente / tutor Grados

Primer contacto

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USAM

Presencial/Virtual

Académica

Cursado

asesora

cambio d

Indagar por qué medio y cuándo realizó la solicitud y en que va el trámite
1ER CONTACTO INFORMATIVO
Revisar en el aplicativo CLASS y verificar si está cargada o no la convalidación en el historial de notas.
Si está cargada, se le informa que ya está en el sistema y lo direcciono a la plataforma para que lo verigique.
Sí no está cargad,a indago en qué periodo lo realizó, si entrego todos los documentos, verifico el tiempo de solicitud, reviso si está dentro o fuera del plazo de 4 meses e indago si tiene el soporte del trámite.
2DO CONTACTO DERIVACIÓN -
IMPORTANTE: Incluir en la descripción la persona a la que el estudiante le hizo la entrega de la documentación de la convalidación.
No olvidar incluir en el campo de descripción los datos de: Nombre, número de identificación, celular y correo electrónico.
Si entregó todos los documentos y ya pasó el tiempo estipulado de 4 meses se realiza descripción del caso, adjuntando el soporte de recibido.
Utilizar plantilla de Casos. IMPORTANTE: Si el estudiante se encuentra en su primer o segundo cuatrimestre se le puede brinadr el WA de acompañamiento (Acompañamiento: https://t5c.in/bU3MW) para el seguimiento de su convalidación.

15 días hábiles

Área de derivación

Convalidaciones

15 días hábiles

Área de Derivación

Mauricio Alvarado

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Presencial/Virtual

Académica

Cursado

Convalidación

Información General Convalidaciones

Primer contacto

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USAM

Presencial/Virtual

Académica

Cursado

Programas especiales

Información general de programas especiales

Aplica para todos los estudiantes que deseen información de técnicos o certificaciones. Puede ser un estudiante nuevo o regular.

8 días hábiles

Primer contacto

Valery Vásquez Ramírez

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Presencial/Virtual

Académica

Titulación

Proceso de Grado

Información TCU

Requisito de Grado: Como es el proceso del Trabajo Comunal Universitario
1ER CONTACTO INFORMATIVO
Verificar en el aplicativo si es Bachillerato o Licenciatura.
Indicarle que debe tener como mínimo el 50% de la carrera aprobada.
Para aplicar al TCU debe:
El primer paso para aplicar al TCU es que el estudiante debe haber asistido a la charla de TCU, en donde puede tener toda la información y en el enlace puede consultar las preguntas frecuentes y demás información importante. Consultar las fechas en el enlace en la página.
https://www.usanmarcos.ac.cr/content/tcu
Si es Bachillerato tiene que realizar el TCU, indicar horas y fecha de matrícula para el anteproyecto se revisa en el calendario académico: https://www.usanmarcos.ac.cr/servicios/horarios-y-calendarios/calendario-academico
Si es Licenciatura y realizó TCU donde cursó su Bachillerato. Debe enviar la certificación con firma física (escaneada donde se visualicen los timbres y sello) o firma digital (debe indicar que fue 150 horas realizadas, esto para convalidar el TCU) o bien presentarla directamente en la Universidad de manera presencial, si no lo realizó se le indica toda la información del TCU del Bachillerato.
Nota: Sí la certificación indica que fupe por menos de 150 horas, el estudiante debe realiar el proceso de TCU para realizar las horas restantes, hasta alcanzar las 150 horas

2DO CONTACTO DERIVACIÓN - No olvidar incluir en el campo de descripción los datos de: Nombre, número de identificación, celular y correo electrónico.
Si el estudiante tiene dudas adicionales a la información inicial se describe la inquietud adicional (Información que no esté en la página web en el enlace previo), con el número de teléfono actual del estudiante para que se comuniquen con él.
Utilizar plantilla de Casos.

8 días hábiles

Área de derivación

Permanencia y Servicio al Estudiante

8 días hábiles

Área de Derivación

María José Escobedo Bonilla

Relacionamiento

USAM

Presencial/Virtual

Académica

Titulación

Proceso de Grado

Información TCU

Primer contacto

Relacionamiento

USAM

Presencial/Virtual

Académica

Titulación

Proceso de Grado

Inscripciones de graduación

Información general de Graduación
1ER CONTACTO INFORMATIVO
Si el estudiante no se ha inscrito le brindo toda la Información para Inscripción de graduación, tiempo, costo, entrega de entradas, revisar calendario académico en la página principal https://www.usanmarcos.ac.cr/servicios/horarios-y-calendarios/calendario-academico
Documentos: 1 Fotocopia de la cédula ampliada, una foto tamaño pasaporte con fondo blanco, formulario diligenciado y comprobante de pago, link formulario: https://cms.usanmarcos.ac.cr/sites/default/files/2023-04/formulario-inscripcion-de-derechos-de-graduacion-abr23.pdf. El costo (Arancel no es negociable) aplica para el graduado y dos personas más.
2DO CONTACTO DERIVACIÓN - No olvidar incluir en el campo de descripción los datos de: Nombre, número de identificación, celular y correo electrónico.
Se deriva el caso con toda la documentación adjunta COMPLETA SIN EXCEPCIÓN al área de Servicio y Permanencia para que realicen el proceso de inscripción.

8 días hábiles

Área de derivación

Permanencia y Servicio al Estudiante

8 días hábiles

Área de Derivación

María José Escobedo Bonilla

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USAM

Presencial/Virtual

Académica

Titulación

Proceso de Grado

Inscripciones de graduación

Información general de Graduación
1ER CONTACTO INFORMATIVO
Si el estudiante no se ha inscrito le brindo toda la Información para Inscripción de graduación, tiempo, costo, entrega de entradas, revisar calendario académico en la página principal https://www.usanmarcos.ac.cr/
Documentos: 1 Fotocopias de cédula ampliadas, una foto tamaño pasaporte con fondo blanco, formulario diligenciado y comprobante de pago. El costo (Arancel no es negociable) aplica para el graduado y dos personas más.
2DO CONTACTO DERIVACIÓN - No olvidar incluir en el campo de descripción los datos de: Nombre, número de identificación, celular y correo electrónico.
Se deriva el caso con toda la documentación adjunta COMPLETA SIN EXCEPCIÓN al área de Servicio y Permanencia para que realicen el proceso de inscripción.

Primer contacto

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USAM

Presencial/Virtual

Académica

Informativo

Convenios / Becas

Internacionalización

1ER CONTACTO
Estudiante se contacta para solicitar información sobre actividades o información que le llego al correo para poder participar en actividades que se realizaran en diferentes países (internacionalización), ellos deben aclarar todas sus dudas por medio del correo eperez@usam.ac.cr

2DO CONTACTO
Se deriva el caso si han pasado 48 horas y no le han dado respuesta al estudiante por correo electrónico. Agregar nombre completo, número de cedula, correo electrónico y teléfono celular. Explicar la duda o consulta del estudiante, además de colocar la actividad por la que esta consulta para que el área encargada pueda dar el soporte.

8 días Hábiles

Área de derivación

Extensión y Acción Social

8 días Hábiles

Eugenia Perez

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Presencial/Virtual

Académica

Informativo

Convenios / Becas

Internacionalización

Primer contacto

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Presencial/Virtual

Académica

Cursado

Convalidación

Levantamiento Requisito por Convalidación

Tienen materias en proceso de convalidación y está en el tiempo de respuesta.
1ER CONTACTO INFORMATIVO
Revisar en CRM si tiene caso con la gestión y ver la pre-convalidación adjunta. Si no tiene caso crearlo y solicitar la pre-convalidación para levantar requisito.
2DO CONTACTO DERIVACIÓN - No olvidar incluir en el campo de descripción los datos de: Nombre, número de identificación, celular y correo electrónico.
Si existe en casos anteriores una pre-convalidación se debe informar en el caso del estudiante y mencionar las materias que se les va a levantar el requisito con la pre-convalidación que adjuntó el área encargada en el caso anterior.
Importante: Si no tiene soporte, indicar cuáles materias están en trámite de convalidación y hace cuánto tiempo entregó la convalidación, y a quién hizo la entrega del mismo.
Utilizar plantilla de Casos.

8 días hábiles

Área de derivación

Permanencia y Servicio al Estudiante

8 días hábiles

Área de Derivación

María José Escobedo Bonilla

Relacionamiento

USAM

Presencial/Virtual

Académica

Cursado

Convalidación

Levantamiento Requisito por Convalidación

Primer contacto

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USAM

Presencial/Virtual

Académica

Titulación

Proceso de Grado

Matrícula TCU

1ER CONTACTO INFORMATIVO
Verificar en el aplicativo si es Bachillerato o Licenciatura.
Indicarle que debe tener como mínimo el 50% de la carrera aprobada.
Para matricular el TCU debe de estar incluido el estudiante en la lista que facilita la encargada del área Eugenia Pérez (1 semana antes de que se abra el periodo de matrícula). SIN EXCEPCIÓN. A nivel interno se procede a prematricular el TCU en el sistema con la lista enviada por el área encargada y se les enviara un correo indicando la fecha límite de pago, para que el estudiante ingrese a la u virtual https://uvirtual.usam.ac.cr/inicioEstudiantes.aspx y realice el pago
Costo del TCU: $23.000 colones

2DO CONTACTO DERIVACIÓN -
No olvidar incluir en el campo de descripción los datos de: Nombre, número de identificación, celular y correo electrónico.
Solo se deriva el caso si el estudiante presenta problemas en la plataforma a la hora de realizar el pago, se debe adjuntar captura del fallo y el comprobante de pago.
Utilizar plantilla de Casos.

8 días hábiles

Área de derivación

Permanencia y Servicio al Estudiante

8 días hábiles

Área de Derivación

María José Escobedo Bonilla

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USAM

Presencial/Virtual

Académica

Titulación

Proceso de Grado

Matrícula TCU

Primer contacto

Relacionamiento

USAM

Presencial/Virtual

Académica

Titulación

Proceso de Grado

Reposición de Título de Carrera

1ER CONTACTO INFORMATIVO
Los requisitos para la reposición de título de carrera son: 1 copia de cédula, copia del título (si cuenta con ella), documento que debe presentar en La Gaceta (Este documento lo puede solicitar al correo lmontoya@usam.ac.cr, recordar que:
1. Tiene que solicitarlo con 2 días de anticipación
2. El estudiante tiene que esperar a que se publiquen en 3 edictos en La Gaceta para Entregar a Registro la copia de la hoja de la publicación de los tres edictos (Se entrega aprox. 3 meses después de que ya están las publicaciones y el CONESUP confirme que todo está correcto).
Recordar que debe pagar 82,500 colones por medio de transferencia a las cuentas de la universidad o bien cancelarlo en el momento en que retira el titulo con tarjeta.
2DO CONTACTO DERIVACIÓN -
Si el estudiante tiene una situación especial y realizó todo el trámite y no le han dado respuesta, o si ya se excedió el tiempo y quiere comunicarse directamente con registro para ampliar la información, o indica que ya solicitó el documento al correo de lmontoya@usam.ac.cr pero no ha recibido respuesta, adjuntar copia de cédula o documento para revisar el caso.
No olvidar incluir en el campo de descripción los datos de: Nombre, número de identificación, celular y correo electrónico. Se deriva a registro con documentos para confirmar el recibido.

90 días hábiles

Área de derivación

Registro

90 días hábiles

Área de Derivación

Luis Diego Sánchez

propietario area ok

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Presencial/Virtual

Académica

Titulación

Proceso de Grado

Reposición de Título de Carrera

Primer contacto

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USAM

Virtual

Académica

Cursado

Notas

Revisión de Trabajos Evaluativos

Inconveniente con notas, o presenta inconvenientes con actividades evaluativas.
1ER CONTACTO INFORMATIVO
Indagar si le escribió al tutor, recordar que hay tiempo de respuesta de 48 horas, si pasado el tiempo no responde enviar caso.
Realizar preguntas filtro frente a los inconvenientes que presenta, revisar fechas, nombre del profesor, materia. Revisar calendario académico de PI.
2DO CONTACTO DERIVACIÓN - No olvidar incluir en el campo de descripción los datos de: Nombre, número de identificación, celular y correo electrónico.
Para ello se debe documentar y adjuntar soportes del inconveniente si los tiene, indicar materia y nombre del tutor.
Utilizar plantilla de Casos.

8 días hábiles

Área de derivación

Coordinación Académica

8 días hábiles

Área de Derivación

Shadie Aguilar

Relacionamiento

USAM

Virtual

Académica

Cursado

Notas

Revisión de Trabajos Evaluativos

Primer contacto

Relacionamiento

USAM

Presencial/Virtual

Académica

Cursado

Convalidación

Solicitud de Convalidación

8 días hábiles

Área de derivación

Permanencia y Servicio al Estudiante

8 días hábiles

Área de Derivación

María José Escobedo Bonilla

Relacionamiento

USAM

Presencial/Virtual

Académica

Cursado

Convalidación

Solicitud de Convalidación

Informar el proceso de solicitud de convalidación digital. Aplica para cuando el estudiante no ha presentado nada y quiere información de cómo puede convalidar sus materias.
Importante: Aclarar al estudiante que tiene un tiempo promedio de 4 meses. Debe iniciar el trámite al inicio del primer periodo a corde a política A-SA-CO-PO02 POLÍTICA DE CONVALIDACIONES Y SUFICIENCIA.docx

1ER CONTACTO INFORMATIVO
- Proceso digital:
Los requisitos para la solicitud de convalidación digital son:
1. Fotocopia de la cédula por ambos lados. (vigente y legible)
2. Formulario de convalidación debidamente diligenciado el asesor lo puede enviar por correo electrónico al estudiante “Boleta de recibo de documentos” en el enlace https://usamac.sharepoint.com/sites/cap/SitePages/Permanencia%20y%20Cr%C3%A9dito%20y%20Cobro.aspx?RootFolder=%2Fsites%2Fcap%2FInformacin%20de%20Matricula%2FUnidad%20compartida%2FFormularios&FolderCTID=0x01200039FC9C999241084AAF9C2E81EBA42AC0&View=%7BB7A7FAAC%2D6DF6%2D4885%2D9004%2D0C9F41DD385D%7D, debe llenarla a puño y letra de cada estudiante
3. Fotocopia del título de educación media. Si es para Licenciatura el estudiante debe presentar el título de Bachillerato.
4. Certificación de materias aprobadas (Con sello y firma)
5. Programas de cada una de las materias que desea matricular. (Propios de la Universidad con sello y firma)
Enviar toda la información escaneada en formato PDF al portal de consultas - No se aceptan documentos en fotos o en otro formato.
Si es un estudiante del IIIQ en adelante, se cobra 28,250 colones.
RECORDAR: Solo tiene derecho a hacer una sola convalidación - Se aprueba la convalidación si coincide como mínimo en un 60% de compatibilidad entre los contenidos del programa.

- Proceso físico/presencial:
Es la misma documentación para solicitud de proceso digital.
Los estudiantes pueden entregar los requisitos de documentación en un sobre sellado con el nombre del estudiante marcado en la parte exterior de lunes a viernes de 8:00 AM a 8:00PM y sábados de 8:00am - 12 MD en sede. Si es en CSU se debe consultar el horario en la página web.
Importante: Si la universidad en la que cursó es extranjera, aplican todos los documentos mencionados como requisitos, pero la universidad debe tener reconocidos los estudios por CONARE o MEP (Ministerio de Educación Pública) Si estudiante sacó el título en el extranjero debe traer el reconocimiento del MEP. 2CONTACTO- DERIVACION
Colocar número de cedula, nombre del estudiante, correo electrónico y número de teléfono- derivar al área de servicio si el estudiante envia todos los documentos para su respectivo análisis y enviarlos al área de convalidaciones para que nos ayuden con el proceso. Recordar al estudiante que el proceso dura 4 meses.

levant

Primer contacto

Relacionamiento

USAM

Presencial/Virtual

Académica

Informativo

Información Académica

Sugerencias y oportunidades de mejora

1ER CONTACTO INFORMATIVO
Verificar datos de contacto, detallar con exactitud la sugerencia u oportunidad de mejora que expone el estudiante. (este espacio es únicamente para casos de quejas o reclamos específicos
2DO Contacto de derivación:
Recuerda colocar nombre completo, numero de cedula, correo electrónico y número de teléfono y aclarar la queja o reclamo de cada estudiante.

8 días hábiles

Área de derivación

Permanencia y Servicio al Estudiante

8 días hábiles

Área de Derivación

María José Escobedo Bonilla

Relacionamiento

USAM

Presencial/Virtual

Académica

Informativo

Información Académica

Sugerencias y oportunidades de mejora

Primer contacto

Relacionamiento

USAM

Presencial/Virtual

Académica

Cursado

Acreditación

Consultas de Acreditación

2DO Contacto de derivación:
Recuerda colocar nombre completo, numero de cedula, correo electrónico y número de teléfono. Para temas de acreditación, se indaga con el estudiante la información que requiere y se deriva el caso.

8 días hábiles

Área de derivación

Permanencia y Servicio al Estudiante

8 días hábiles

Área de Derivación

María José Escobedo Bonilla

Relacionamiento

USAM

Presencial/Virtual

Académica

Titulación

Proceso de Grado

Tramitar Títulos Técnicos

Terminan carrera y requieren Tramitar el título de técnico.
1ER CONTACTO INFORMATIVO
Revisar en el aplicativo que haya terminado materias, que no tenga nada pendiente.
Si termino todo se le guía a descargar el formulario en portal web https://www.usanmarcos.ac.cr/oferta-academica/tramites-estudiantiles/formularios-tramites llamado Solicitud de Titulo técnico e indicar que debe adjuntar fotocopia de la cédula. Debe indicar en el formulario si lo solicita digital o físico (en caso de ser físico indicar si solicita envío a un CSU o lo retira en sede central) solo puede elegir una opción.
Si el estudiante llama para validar si ya está el Titulo técnico, se revisa en el CRM si ya transcurrieron más de 30 días y si esta lo remito a la sede para recogerlo.
2DO CONTACTO DERIVACIÓN - No olvidar incluir en el campo de descripción los datos de: Nombre, número de identificación, celular y correo electrónico.
Si el estudiante si tiene todo aprobado se envía el formulario con la copia de la cédula a Consulta Alumnos. Adjuntar soportes. El tiempo de respuesta es de 30 días hábiles.
Si pasaron los 30 días y no está en el listado se envía caso con el soporte.
Importante: Si tiene algo pendiente en el aplicativo o es un caso especial se envía al área de Permanencia y Servicio al Estudiante. Adjuntar soporte y descripción del inconveniente.
Utilizar plantilla de Casos. Importante: Indicar al estudiante si el título se enviará en formato digital o si se debe coordinar el envío y anotarlo en observaciones del caso.

30 días hábiles

Área de derivación

Registro

30 días hábiles

Área de Derivación

Luis Diego Sánchez

propietario area ok

Relacionamiento

USAM

Presencial/Virtual

Académica

Titulación

Proceso de Grado

Tramitar Títulos Técnicos

Primer contacto

Relacionamiento

USAM

Presencial/Virtual

Administrativa

Trámites

Actualización de datos

Proceso de actualización de datos:
1ER CONTACTO INFORMATIVO
Indagar con el estudiante si la modificación de sus datos es sobre correo electrónico y/o números de contacto, se realiza por CLASS.
2DO CONTACTO DERIVACIÓN:
Aplica para los casos en los que el estudiante debe modificar su número de CIF y/o sus nombres; se crea caso por CRM adjuntando el documento soporte que conste la modificación y se deriva al área encargada.

8 días hábiles

Área de derivación

Registro

8 días hábiles

Área de Derivación

Luis Diego Sánchez

propietario area ok

Relacionamiento

USAM

Presencial/Virtual

Administrativa

Trámites

Actualización de datos

Primer contacto

Admisiones

USAM

Presencial/Virtual

Administrativa

Trámites

Baja de Carrera

Baja Definitiva de Carrera Estudiante Nuevo

El estudiante no va continuar sus estudios. Aplica para estudiante nuevo.
1ER CONTACTO INFORMATIVO
Completar el formulario de retiro de materias Se encuentra en la página de la Universidad https://www.usanmarcos.ac.cr/oferta-academica/tramites-estudiantiles/formularios-tramites
Es importante indicar las políticas de retiro y aclarar al estudiante que se pasará al asesor que hizo su proceso de matrícula para que gestione la baja de carrera (Indicarle que queda sujeto a aprobación del área).
Indagar la situación por la cual se comunica el estudiante, indagar razones. Se realiza retención.
2DO CONTACTO DERIVACIÓN - No olvidar incluir en el campo de descripción los datos de: Nombre, número de identificación, celular y correo electrónico.
Descripción con los motivos que indico el estudiante y adjuntar soportes o respaldos de la situación del retiro. (Epicrisis, cartas de despido)
Utilizar plantilla de Casos.

15 días hábiles

Área de derivación

Admisiones

8 días hábiles

Área de Derivación

Alejandra Sayago

Admisiones

USAM

Presencial/Virtual

Administrativa

Trámites

revisi

Baja Definitiva de Carrera Estudiante Nuevo

autori

Primer contacto

Admisiones

Relacionamiento

USAM

Presencial/Virtual

Administrativa

Trámites

Baja de Carrera

Baja Definitiva de Carrera Estudiante Regular

El estudiante no va continuar sus estudios. Aplica para estudiante cuatrimestral.
1ER CONTACTO INFORMATIVO
Completar el formulario de retiro de materiasSe encuentra en la página de la Universidad https://www.usanmarcos.ac.cr/oferta-academica/tramites-estudiantiles/formularios-tramites
Es importante indicar las políticas de retiro. Si estamos en periodo de retiro, se pasa al área de derivación. Si no estamos en fechas de retiro, se le indica al estudiante que debe adjuntar epicrisis y carta de despido. NO hay excepciones sin esta documentación.
Indagar la situación por la cual se comunica el estudiante, indagar razones. Se realiza retención.
2DO CONTACTO DERIVACIÓN - No olvidar incluir en el campo de descripción los datos de: Nombre, número de identificación, celular y correo electrónico.
Descripción con los motivos que indico el estudiante. Adjuntar soportes o respaldos de la situación del retiro.
Utilizar plantilla de Casos.

15 días hábiles

Área de derivación

nstitucio

15 días hábiles

Área de Derivación

María José Escobedo

Relacionamiento

USAM

Presencial/Virtual

Administrativa

Trámites

Baja de Carrera

Baja Definitiva de Carrera Estudiante Regular

Primer contacto

Relacionamiento

USAM

Presencial/Virtual

Administrativa

Trámites

Baja de Carrera

Baja Definitiva Estudiante Técnico

El estudiante no va continuar sus estudios. Aplica para estudiante de técnico nuevo o regular.
1ER CONTACTO INFORMATIVO
Completar el formulario de retiro de materias Se encuentra en la página de la Universidad https://www.usanmarcos.ac.cr/oferta-academica/tramites-estudiantiles/formularios-tramites
Es importante indicar las políticas de retiro. Indicarle que la solicitud queda sujeta a la aprobación del área.
Indagar la situación por la cual se comunica el estudiante, indagar razones. Se realiza retención.
2DO CONTACTO DERIVACIÓN - No olvidar incluir en el campo de descripción los datos de: Nombre, número de identificación, celular y correo electrónico. (Actualizar datos si es necesario).
Descripción con los motivos que indicó el estudiante. Realizar la aclaración que es estudiante técnico bimestral y adjuntar soportes o respaldos de la situación del retiro. (Epicrisis, cartas de despido)
Utilizar plantilla de Casos.

15 días hábiles

Área de derivación

Admisiones

15 días hábiles

Titulo del Caso

Gabriela Robles / Valery Vásquez

Relacionamiento

USAM

Presencial/Virtual

Administrativa

Trámites

Aplazamientos

Programas/Contenidos de Materias

Congelamiento de la carrera/materia por un periodo académico.
1ER CONTACTO INFORMATIVO
CONGELAMIENTO = EL DINERO QUEDA CONGELADO.
El experto tiene que verificar que haya pagado todo su cuatrimestre y que desee retirar materias. IMPORTANTE Se realiza primero el proceso de retención, antes de proceder.
A partir de semana 2 NO aplican excepciones bajo ninguna circunstancia, a menos que presente como requisito de documentación la epicrisis y/o la carta de despido.
Indagar el motivo por el cual solicita la baja transitoria.
Ver calendario académico donde encuentra las condiciones del trámite https://www.usanmarcos.ac.cr/servicios/horarios-y-calendarios/calendario-financiero

2DO CONTACTO DERIVACIÓN - No olvidar incluir en el campo de descripción los datos de: Nombre, número de identificación, celular y correo electrónico. Indicar si es congelamiento de carrera o de materia.
Se describe el caso del estudiante con los motivos de la baja y los soportes obligatorios para recibir la solicitud cuando se esta fuera del tiempo de retiro
Utilizar plantilla de Casos.

15 días hábiles

Área de derivación

Permanencia y Servicio al Estudiante

15 días hábiles

Área de Derivación

María José Escobedo Bonilla

Relacionamiento

USAM

Presencial/Virtual

Administrativa

Trámites

Aplazamientos

Congelamiento de Carrera/Materia

Primer contacto

Relacionamiento

USAM

Presencial / Virtual

Administrativa

Trámites

Constancia

Constancia Informe de Matrícula

Constancia Informe de Matrícula: estudiante de la Universidad que matriculo el cuatrimestre y solicita la constancia con hoja membretada y firma para un proceso especifico
1ER CONTACTO
Indagar la necesidad de la solicitud, debe ser un estudiante que matricule de manera continua, este documento se solicita mucho para temas laborales, con el confirman horarios y materias matriculadas.
Indagar si lo requiere con Firma y Sello del área. No tiene costo o requiere certificación tiene costo.
2DO CONTACTO DERIVACIÓN - No olvidar incluir en el campo de descripción los datos de: Nombre, número de identificación, celular y correo electrónico.
Se deriva si el estudiante requiere la Constancia con Firma y Sello: Se envía caso al área y no tiene costo. Se le pregunta si lo desea con firma digital o con firma física y que sea escaneado para enviarlo al correo electrónico. Si necesita retirar el documento en un CSU especificar en cual para que el área de servicio pueda realizar el proceso correspondiente.
Utilizar plantilla de Casos.

8 días hábiles

Área de derivación

Permanencia y Servicio al Estudiante

8 días hábiles

ÁREA DERIVACIÓN

María José Escobedo Bonilla

Relacionamiento

USAM

Presencial / Virtual

Administrativa

Trámites

Constancia

Constancia Informe de Matrícula

Primer contacto

Relacionamiento

USAM

Presencial/Virtual

Administrativa

Trámites

Constancia

Constancia de estudiante activo: estudiante de la Universidad
1ER CONTACTO
Indagar la necesidad de la solicitud Solo puede solicitarla si está matriculado en el periodo actual, de lo contrario no es estudiante activo. (Expero debe validar si se encuentra activo)
Indagar si lo requiere con Firma y Sello del área. No tiene costo
2DO CONTACTO DERIVACIÓN - No olvidar incluir en el campo de descripción los datos de: Nombre, número de identificación, celular y correo electrónico.
Se deriva si el estudiante requiere la Constancia con Firma y Sello. Se le pregunta si lo desea con firma digital o con firma física y que sea escaneado para enviarlo al correo electrónico. Si necesita retirar el documento en un CSU especificar en cual para que el área de servicio pueda realizar el proceso correspondiente.
Utilizar plantilla de Casos.

8 días hábiles

Área de derivación

Permanencia y Servicio al Estudiante

8 días hábiles

Área de Derivación

María José Escobedo Bonilla

Relacionamiento

USAM

Presencial/Virtual

Administrativa

Trámites

Constancia

Constancia Estudiante Activo

Primer contacto

Relacionamiento

USAM

Presencial/Virtual

Administrativa

Trámites

Constancia

Constancia No Deuda

Constancia de no deuda: estudiante de la Universidad solicita la constancia con hoja membretada y firma donde indique que ya no posee deudas con la institución.
1ER CONTACTO
Indagar si lo requiere con Firma y Sello del área. No tiene costo.
Ingreso a CLASS, financiamiento, reportes, constancia de saldo general.
2DO CONTACTO DERIVACIÓN - No olvidar incluir en el campo de descripción los datos de: Nombre, número de identificación, celular y correo electrónico.
Nota Importante: Validar antes de generar que el estudiante no tenga deuda. Se deriva si el estudiante requiere la Constancia Firma y Sello: si lo requiere con Firma y Sello, se envía caso al área y no tiene costo. Se le pregunta si lo desea con firma digital o con firma física y que sea escaneado para enviarlo al correo electrónico. Si necesita retirar el documento en un CSU especificar en cual para que el área de servicio pueda realizar el proceso correspondiente.
Utilizar plantilla de Casos.

8 días hábiles

Área de derivación

Permanencia y Servicio al Estudiante

8 días hábiles

Área de Derivación

María José Escobedo Bonilla

Relacionamiento

USAM

Presencial/Virtual

Administrativa

Trámites

Constancia

Constancia No Deuda

Primer contacto

Relacionamiento

USAM

Presencial/Virtual

Administrativa

Trámites

Constancia

Constancia Solicitud Récord de Notas

Solicitud de récord de notas : registro de todas las materias por cuatrimestre
1ER CONTACTO INFORMATIVO
Indagar la necesidad de la solicitud
Ingreso al aplicativo CLASS, reportes, académico, reporte histórico de estudio, se descarga y se envía por correo electrónico al estudiante.
Indagar si lo requiere con Firma y Sello o requiere certificación que tiene costo.(Sí es record de notas no tiene costo pero si es una certificación , sí tiene costo)
2DO CONTACTO DERIVACIÓN - No olvidar incluir en el campo de descripción los datos de: Nombre, número de identificación, celular y correo electrónico.
Se deriva si el estudiante requiere la Constancia Firma y Sello: si lo requiere con Firma y Sello, se envía caso al área. No tiene costo. Se le pregunta si lo desea con firma digital o con firma física para que sea escaneado y enviado al correo electrónico. Si necesita retirar el documento en un CSU especificar en cual para que el área de servicio pueda realizar el proceso correspondiente.
Utilizar plantilla de Casos.

autori

Área de derivación

Permanencia y Servicio al Estudiante

8 días hábiles

Área de Derivación

María José Escobedo Bonilla

Relacionamiento

USAM

Presencial/Virtual

Administrativa

Trámites

Constancia

Constancia Solicitud Récord de Notas

Primer contacto

Relacionamiento

USAM

Presencial/Virtual

Administrativa

Trámites

Constancia

Constancia Vida Académica

8 días hábiles

Área de derivación

Permanencia y Servicio al Estudiante

8 días hábiles

Área de Derivación

María José Escobedo Bonilla

Relacionamiento

USAM

Presencial/Virtual

Administrativa

Trámites

Constancia

Constancia Vida Académica

Primer contacto

Admisiones

USAM

Presencial/Virtual

Administrativa

Trámites

Baja de Carrera

Consultas varias de Certificacion Internacional

1ER CONTACTO INFORMATIVO
Validar si el estudiante se encuentra matriculado en la certificación Internacional, esta población se contacta de manera directa con la asesora
Valery Vásquez
vvasquez@usam.ac.cr
+506 6338 2584
se maneja un tiempo de 48 horas para poder dar respuesta.
2DO CONTACTO DERIVACIÓN - No olvidar incluir en el campo de descripción los datos de: Nombre, número de identificación, celular y correo electrónico.
Se deriva el caso sino se le ha dado respuesta en 48 horas por parte de la asesora encargada, si se maneja la evidencia como captura del correo electrónico con la falta de respuesta se puede adjuntar, junto con la duda o consulta.

8 días hábiles

Área de derivación

Admisiones

8 días hábiles

Área de Derivación

Valery Vásquez

Admisiones

USAM

Presencial/Virtual

Administrativa

Trámites

Baja de Carrera

Consultas varias de Certificacion Internacional

#¡VALOR!

Primer contacto

Relacionamiento

USAM

Presencial/Virtual

Administrativa

Trámites

Homologaciones

Homologación ó convalidación TCU

Homologación por TCU: Continúa apareciendo el TCU pendiente debido a que llevó otra carrera en la Universidad.
1ER CONTACTO INFORMATIVO
Si el estudiante hizo el TCU en la USAM, se realiza el trámite a nivel interno.
Si el estudiante hizo el TCU en otra universidad, se debe solicitar: Certificación de TCU (Con los timbres, firma, y 150 horas de requisito). Si el estudiante no realizó las 150 horas, el estudiante debe realizar el TCU con la diferencia de horas.
Verificar en el aplicativo CLASS si el TCU esta homologado, sino está homologado el experto debe hacer el proceso de homologación.
se está homologado se le indica al estudiante que lo puede revisar por U Virtual. (Se debe revisar en la carrera que va a cursar)

Si el estudiante está cursando materias y necesita homologar el TCU a nivel interno, se le indica que debe realizar el trámite una vez aprobada las materias en curso, en caso de no estar cursando materias se le realiza la homologación.
Nota: Para realizar homologación debe tener materias en estado aprobado

2DO CONTACTO DERIVACIÓN - No olvidar incluir en el campo de descripción los datos de: Nombre, número de identificación, celular y correo electrónico.
Se deriva el caso si esta con el TCU pendiente se describe el caso se indica que se requiere la homologación del mismo. Adjuntar pantallazo soporte. (Indicar la carrera actual y la carrera que va a cursar); y si viene de otra universidad, adjuntar la otra certificación SIN EXCEPCIÓN.
Utilizar plantilla de Casos.

8 días hábiles

Área de derivación

Registro

8 días hábiles

Área de Derivación

Luis Diego Sánchez

propietario area ok

Relacionamiento

USAM

Presencial/Virtual

Administrativa

Trámites

Homologaciones

Homologación ó convalidación TCU

Primer contacto

Relacionamiento

USAM

Presencial/Virtual

Administrativa

Trámites

Homologaciones

Homologación Materias

Homologación por Materias. Materia sigue en estado pendiente.
1ER CONTACTO INFORMATIVO
Verificar en el aplicativo CLASS si el estudiante está cursando materias, si está cursando se le indica que debe realizar el trámite una vez aprobada las materias en curso. (Sin excepciones)
2DO CONTACTO DERIVACIÓN - No olvidar incluir en el campo de descripción los datos de: Nombre, número de identificación, celular y correo electrónico.
Se deriva caso si esta con la materia pendiente se describe el caso en CRM y se indica que se requiere la homologación de esta. (Se debe indicar la carrera actual y la carrera que va a cursar.) (verificar que no aparezca cursando)
Utilizar plantilla de Casos.

8 días hábiles

Área de derivación

Permanencia y Servicio al Estudiante

8 días hábiles

Área de Derivación

María José Escobedo Bonilla

Relacionamiento

USAM

Presencial/Virtual

Administrativa

Trámites

Homologaciones

Homologación Materias

Primer contacto

Relacionamiento

USAM

Presencial/Virtual

Administrativa

Informativo

Infraestructura

Objetos perdidos
1ER CONTACTO INFORMATIVO
Se le consulta al estudiante que objetos perdió y las características de este.
2DO CONTACTO DERIVACIÓN - No olvidar incluir en el campo de descripción los datos de: Nombre, número de identificación, celular y correo electrónico.
Se deriva a servicio al estudiante con el detalle del objeto perdido.

8 días hábiles

Área de derivación

Permanencia y Servicio al Estudiante

8 días hábiles

Área de Derivación

María José Escobedo Bonilla

Relacionamiento

USAM

Presencial/Virtual

Administrativa

Informativo

Infraestructura

Objetos perdidos

Primer contacto

Relacionamiento

USAM

Presencial/Virtual

Administrativa

Trámites

Certificaciones

Programas/Contenidos de Materias

15 días hábiles

Área de derivación

Permanencia y Servicio al Estudiante

15 días hábiles

Área de Derivación

María José Escobedo Bonilla

Relacionamiento

USAM

Presencial/Virtual

Administrativa

Trámites

Carnet Estudiantil

Solicitud Carnet

Solicitud de carné - Actualmente no se generan. Pero se está en proceso como institución la creación de un sistema en el que se genera de manera automática un carné digital, este sistema va en constante avance y pruebas para que funcione de manera correcta.
1ER CONTACTO INFORMATIVO
Se le debe informar al estudiante que ya no se manejan los carnés, pero con una constancia de estudiante activo puede confirmar su matrícula y actividad en nuestra institución. Mientras se espera el avance del sistema por parte del área de TI, este sistema se estima tenerlo en un plazo largo (más de 6 meses)

Primer contacto

Relacionamiento

USAM

Presencial/Virtual

Administrativa

Trámites

Certificaciones

NOTA: Si el pago de la certificación ya está aplicado, se debe derivar al área de Registro con el formulario donde indique el tipo de certificación y si lo desea físico o digital.

Certificación de cualquier tipo tiene costo y va timbrada por el área de Registro.
1ER CONTACTO INFORMATIVO
Indagar la necesidad del estudiante y realizar la pregunta filtro si requiere constancia o Certificación, si sabe el tipo de Certificación debe descargar el formulario en la página web https://www.usanmarcos.ac.cr/oferta-academica/tramites-estudiantiles/formularios-tramites
(Indicar al estudiante que valide en la institución donde presentará la certificación, que tipo de certificación es, para evitar errores)
Si el estudiante llama a verificar si su Certificación ya esta lista se revisa en CRM cuál es su estado, y se informa al estudiante. (El precio no es negociable)
Por favor validar antes de derivar, qué tipo de certificación requiere el estudiante y el tipo de firma (digital o física), consultar en qué sede/CSU retira y aclararlo en el caso.
2DO CONTACTO DERIVACIÓN - No olvidar incluir en el campo de descripción los datos de: Nombre, número de identificación, celular y correo electrónico. Si el estudiante ya conoce el tipo de certificación se envía el caso con el formulario diligenciado y el pago de la certificación para que se realice la misma, de lo contario no se procede el caso. El tiempo de respuesta es de 15 días hábiles. Preguntar al estudiante si va con firma digital o física y en cual sede retira la entrega es presencial y personal en la sede de la universidad o centros de servicio, en caso de no poder retirarla personalmente, puede enviar a otra persona con una autorización por escrito y copia de la cédula. Si el estudiante sabe cuál es la certificación se menciona en la observación. Importante: Indicar qué tipo de certificación es la que necesita el estudiante al área de registro. Si la certificación es que IPECCO se debe adjuntar el formulario, + copia del título de educación media + título de IPECCO + si es egresado de colegio técnico profesional aportar imagen + copia de la cedula. El trámite dura máximo 30 días. Solo se emiten certificaciones de materias aprobadas.
Utilizar plantilla de Casos.

15 días hábiles

Área de derivación

irtual

8 días hábiles

Área de Derivación

María José Escobedo Bonilla

Relacionamiento

USAM

Presencial/Virtual

Administrativa

Trámites

Certificaciones

Solicitud de Certificación

Primer contacto

Relacionamiento

USAM

Presencial/Virtual

Financiera

Cursado

Aranceles y Matrículas

Apertura de Cupo en Materias

Apertura de cupos en Materias
1ER CONTACTO INFORMATIVO
Indagar cual es la materia, revisa en el aplicativo si la materia tiene o no tiene cupo. Si tiene cupo la materia le indico como se realiza en el aplicativo.
Si se indica como hacerlo para su autogestión.
2DO CONTACTO DERIVACIÓN - No olvidar incluir en el campo de descripción los datos de: Nombre, número de identificación, celular y correo electrónico.
Si no hay cupo se debe remitir caso con la descripción de la materia y la modalidad, se le indica que este sujeto a verificación interna. Una vez abierto el cupo el asesor debe prematricular la materia.

8 días hábiles

Área de derivación

Permanencia y Servicio al Estudiante

8 días hábiles

Área de Derivación

Maria José Escobedo

Relacionamiento

USAM

Presencial/Virtual

Financiera

Cursado

Aranceles y Matrículas

Apertura de Cupo en Materias

Primer contacto

Relacionamiento

USAM

Presencial/Virtual

Financiera

Cuentas y Facturación

Aranceles y Matrículas

Arreglo de Pago

1ER CONTACTO INFORMATIVO
Indagar con el estudiante la intención de arreglo de pago y cuáles son sus opciones de pago, en la indagación se debe solicitar docuementos de respaldo.
2DO CONTACTO DERIVACIÓN - No olvidar incluir en el campo de descripción los datos de: Nombre, número de identificación, celular y correo electrónico. - No olvidar incluir en el campo de descripción los datos de: Nombre, número de identificación y correo electrónico.
Descripción detallada de la solicitud del estudiante y la información necesaria para argumentar el caso.
Utilizar plantilla de Casos.

8 días habiles

Área de derivación

Crédito y Cobro

8 días habiles

Área de Derivación

Nicole Zamora / Melany Lopez / Ashley Vargas

Relacionamiento

USAM

Presencial/Virtual

Financiera

Cuentas y Facturación

Aranceles y Matrículas

1ER CONTACTO INFORMATIVO
Indagar con el estudiante la intención de arreglo de pago y cuáles son sus opciones de pago
2DO CONTACTO DERIVACIÓN - No olvidar incluir en el campo de descripción los datos de: Nombre, número de identificación, celular y correo electrónico. - No olvidar incluir en el campo de descripción los datos de: Nombre, número de identificación y correo electrónico.
Descripción detallada de la solicitud del estudiante y la información necesaria para argumentar el caso.
Utilizar plantilla de Casos.

Primer contacto

Relacionamiento

USAM

Presencial/Virtual

Financiera

Cursado

Aranceles y Matrículas

Autorización de Créditos Adicionales

Sobrepasan los Créditos.
Matriculó 5 materias y quiere llevar una 6 materia
1ER CONTACTO INFORMATIVO
Debe diligenciar el formulario que se encuentra en el SharePoint Centro Informativo o bien puede descargar en el enlace https://www.usanmarcos.ac.cr/oferta-academica/tramites-estudiantiles/formularios-tramites
Indagar que materia quiere llevar. Revisar si la materia tiene o no tiene requisito.
No tiene costo si se realiza en el tiempo establecido según el calendario académico.
¿No tiene costo la materia fuera del valor normal? No, se cobra solo la materia adicional.
2DO CONTACTO DERIVACIÓN - No olvidar incluir en el campo de descripción los datos de: Nombre, número de identificación, celular y correo electrónico. Envío el caso con la descripción de la materia que desea incluir y adjunto el formulario diligenciado.
Utilizar plantilla de Casos.

8 días hábiles

Área de derivación

Permanencia y Servicio al Estudiante

8 días hábiles

Área de Derivación

María José Escobedo

Relacionamiento

USAM

Presencial/Virtual

Financiera

Cursado

Aranceles y Matrículas

Autorización de Créditos Adicionales

Primer contacto

Relacionamiento

USAM

Presencial/Virtual

Financiera

Cuentas y Facturación

Devolución

Devolución de Dinero

Pago de más y se devuelve el dinero
1ER CONTACTO INFORMATIVO
Información de uso interno: Las transferencias se realizan los viernes y sábados, para esto se debe reportar la devolución el lunes de esa misma semana a más tardar a las 12 medio día. Si se presenta otro día el trámite puede tardar hasta 15 días.
Soportes que debe enviar:
1. Formulario diligenciado de devolución de dinero https://www.usanmarcos.ac.cr/oferta-academica/tramites-estudiantiles/formularios-tramites
2. Pantallazo de la transacción incorrecta que depositó el dinero
3. Copia de la cédula por ambos lados.
4. Cuenta IBAN (TIENE 22 DÍGITOS LA CUENTA IBAN. Formato de cuenta que se usa en CR) (Ponerlo dentro del formulario de devolución de dinero)
5. La cuenta tiene que estar a nombre de la persona que realiza el trámite. (IMPORTANTE) si no es el dueño de la cuenta, tiene que enviar una carta autorizando que se realice la transferencia a su cuenta y debe adjuntar la fotocopia de la cédula por ambos lados
6. Si el estudiante presenta deuda con la universidad se le indica que la devolución queda bajo criterio del área.
Indagar la situación por la cual se comunica el estudiante, indagar si tiene soporte del dinero pagado y de la situación.
2DO CONTACTO DERIVACIÓN - No olvidar incluir en el campo de descripción los datos de: Nombre, número de identificación, celular y correo electrónico.
Descripción el caso (justificarlo), adjuntar el soporte que solicita. IMPORTANTE: Si no tienen los soportes que se solicitan, no se tramita la solicitud y se regresará la solicitud por carencia de documentos requisitos. Importante recordarlo al estudiante.
Utilizar plantilla de Casos.

15 días hábiles

Área de derivación

15 días hábiles

Área de Derivación

María José Escobedo Bonilla

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Devolución

Devolución de Dinero

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Convenios / Becas

Gestión Convenios

Interesado en Convenios, Información general de requisitos , condiciones , entre otros.
1ER CONTACTO INFORMATIVO
Información general por la página web acerca de todos los convenios empresariales.
https://www.usanmarcos.ac.cr/content/convenios-empresariales
Si el estudiante requiere aplicar al Convenio se solicita la Carta del mismo con logo firma, sello y datos del afiliado, una vez tenga los datos lo aplica en el sistema en Centro Informativo Becas - pestaña BE-01 Asigna Becas ingreso el código del convenio en la casillo tipo y modifico la fecha según comunicación de la Universidad, en las observaciones es importante colocar que se recibe la carta para aplicar el convenio y la fecha de aplicación.
Primer Grado: padre, madre e hijos y Cónyuge.
Segundo grado: Abuelos, Abuelas, hermanos, hermanas, nietos y nietas.
Aplica para el Segundo Grado de Consanguinidad excepto la del magisterio que solo aplica para el beneficiario, tener en cuenta que la carta debe adjuntar el documento de parentesco emitido por el registro civil y la carta del descuento donde se otorga el descuento a la otra persona.
Importante: todos los estudiantes virtuales regulares tiene descuento en carreras en sus materias y este se actualiza cada cuatrimestre, es necesario revisar que aplique el código DCO- 000 (20%) y no el descuento de la matricula que solo aplica 1 vez para el ingreso a la carrera.

2DO CONTACTO INFORMATIVO
-Convenios Empresariales:
En caso de que requiera una información adicional, proponer convenios empresariales, visitas y otros.

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Maria Jose Escobedo

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Convenios / Becas

Gestión Convenios

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Trámites

Convenios / Becas

Inconvenientes con becas

Aplica para estudiantes que ya están becados y tienen inconvenientes con su beca o estudiantes interesados en Becas, Información general de requisitos, condiciones , entre otros.
1ER CONTACTO INFORMATIVO
Indagar con el estudiante el inconveniente que presenta con la beca. Aclarar al estudiante que:
1. Si tiene consultas de matricula, indicar que debe esperar que Extensión y Acción Social le indiquen vía correo electrónico que su beca ha sido actualizada. La fecha límite para actualizar su beca es hasta cuando finalice la matrícula ordinaria.
2. Validar que efectivamente sí sea un estudiante becado. No confundir descuentos VS becas.
Revisar si la Universidad ha enviado algún comunicado interno para informar a los estudiante. ej.: Correo con cambio de parte del área de Bienestar Estudiantil.

Importante: Verificar que cuente con todas las notas cargadas en el sistema Class, la universidad debe facilitar el listado de estudiantes con beca.

2DO CONTACTO DERIVACIÓN -
Se deriva el caso cuando el estudiante presenta inconvenientes como:
1. La beca no ha sido actualizada
2. El porcentaje de beca menor al indicado
No olvidar incluir en el campo de descripción los datos de: Nombre, número de identificación, celular y correo electrónico. Inquietudes del trámite o dudas que no estén resueltas en la página web. Si aplico a la beca y no ha tenido respuesta.
Describo el caso con la inquietud del estudiante si tiene soportes los adjunto al caso.
Utilizar plantilla de Casos. Inquietudes del trámite o dudas que no estén resueltas en la página web. Si aplico a la beca y no ha tenido respuesta.
Describo el caso con la inquietud del estudiante si tiene soportes los adjunto al caso.
Utilizar plantilla de Casos.

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Extensión y Acción Social

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Eugenia Perez

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Trámites

Convenios / Becas

Inconvenientes con becas

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Trámites

Convenios / Becas

Información Becas

1er Contacto
El estudiante se contacta para solicitar información de las becas, se le debe recordar que la universidad brinda becas cada cuatrimestre, (TENER EN CUENTA QUE LA SOLICITUD SE SOMETE A UN ANALISIS POR PARTE DEL COMITÉ DE BECAS, EL CUÁL REALIZAN EL ANALÍS SI TODA LA DOCUMENTACIÓN Y REQUISITOS ESTAN COMPLETOS) existen dos tipos de becas, la primera es la académica (requisitos:Copia de la cédula y Promedio igual o mayor a 90%) y la segunda es la beca socio económica:(requisitos Copia de la cédula de estudiante, Constancia de salario (núcleo familiar), Desglose de gastos e ingresos, Comprobantes de gasto, Documento Sinirube del IMAS), se debe compartir el link para dar una información más completa al estudiante: https://www.usanmarcos.ac.cr/servicios/extension/becas/requisitos-para-el-analisis-de-becas
2DO CONTACTO:
Sí el estudiante cuenta con toda la documentación y los requisitos se debe derivar y pasaría a ser segundo contacto.
Se debe agregar nombre completo, numero de cedula, correo electrónico y numero de telefono, e indicar que desea postularse para obtener una beca, se le menciona que el caso sera enviado al area encargada y se pondran en contacto por correo electronico

8 días hábiles

Área de derivación

Extensión y Acción Social

8 días hábiles

Área de Derivación

Eugenia Perez

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Trámites

Convenios / Becas

Información Becas

Primer contacto

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Cursado

Aranceles y Matrículas

Levantamiento Materias Requisito

Inscripciones materias normal o inscripción de materias con requisitos.
1ER CONTACTO INFORMATIVO
IMPORTANTE: Queda sujeto a la aprobación del director de carrera.
Verificar en el aplicativo si la materia tiene requisitos y si la puede llevar.
Si es con requisito la materia indagar al estudiante si en alguna ocasión ha hablado con el Director para aprobar la inscripción de la materia.
De lo contrario se le indica como hacer su autogestión.
Importante:
Diligenciar el formulario en la página web https://www.usanmarcos.ac.cr/oferta-academica/tramites-estudiantiles/formularios-tramites con la materia que necesita cursar y la materia requisito para adjuntar.
2DO CONTACTO DERIVACIÓN - No olvidar incluir en el campo de descripción los datos de: Nombre, número de identificación, celular y correo electrónico.
Se deriva el caso del estudiante con las materias para levantamiento de requisito, con el formulario diligenciado adjunto que indique: horario y materia.

8 días hábiles

Área de derivación

Permanencia y Servicio al Estudiante

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María José Escobedo Bonilla

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Cursado

Aranceles y Matrículas

Levantamiento Materias Requisito

Primer contacto

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Cursado

Aranceles y Matrículas

Matrícula Condicionada

Inscripciones de materias con materia requisitos pendiente de aprobar: cuando no está la nota y por ello no está habilitada aún en el sistema y por homologación cuando el estudiante va a llevar dos carreras
1ER CONTACTO INFORMATIVO
Verificar en el aplicativo si la materia tiene requisitos y por homologación para llevar la segunda carrera en paralelo, en estos dos escenarios se levanta el requisito de la materia condicionada. Si aplica se le transfiere el caso a Back Office para que se realice el levantamiento.
Es importante que si el estudiante desea pagar en línea este caso se le informe al BO de manera inmediata para que se realice el pago.
Informar medios de pago y revisar pop-up para recomendaciones, se le recuerda que le llegara un correo con la confirmación del levantamiento.
CSU y Sedes: lo gestiona como interacción.
2DO CONTACTO DERIVACIÓN - No olvidar incluir en el campo de descripción los datos de: Nombre, número de identificación, celular y correo electrónico. - No olvidar incluir en el campo de descripción los datos de: Nombre, número de identificación y correo electrónico.
Se deriva casos si cumple con las condiciones de la materia y la aprobación de la Dirección Académica se remite el caso con la descripción de la materia.
Utilizar plantilla de Casos.

6 horas

Área de derivación

Back Office

6 horas

Área de Derivación

Claudia Callejas
Julián Cornejo
Lizeth Murcia
Lizeth Perdomo

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Cursado

Aranceles y Matrículas

Matrícula Condicionada

Primer contacto

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Financiera

Cuentas y Facturación

Aranceles y Matrículas

Modificación letra de cambio

Aplicación de pago por transferencia de materias o letra de cambio. Este título es para aquellos estudiantes que matricularon dos materias, pero su pagare, en vez de dividirse en 4 letras, se divide en 2 letras y requiere el estudiante que se modifique esta letra en el sistema de la universidad. O bien realizaron un pago en el momento de formalizar la matrícula y este no se reflejó en el sistema y ocupan el ajuste en el pagaré.
1ER CONTACTO INFORMATIVO
Verificar datos de contacto, verificar en el Class que coincida el monto con el enviado en la transferencia por el estudiante. Invitar que también puede hacer esta solicitud en el formulario web https://www.usanmarcos.ac.cr/consulta-alumnos#/home
2DO CONTACTO DERIVACIÓN - No olvidar incluir en el campo de descripción los datos de: Nombre, número de identificación, celular y correo electrónico. Mencionar en el caso si realizo el pago y adjuntar el comprobante para el área encargada pueda analizar si el pago ya fue aplico y se deje proceder con un ajuste manual en el sistema. Utilizar plantilla de Casos.

8 días hábiles

Área de derivación

8 días hábiles

Área de Derivación

María José Escobedo Bonilla

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Cuentas y Facturación

Aranceles y Matrículas

Modificación letra de cambio

Primer contacto

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Cuentas y Facturación

Aranceles y Matrículas

Proforma Costo Total/Especial

Facturas Proformas de costo total o especial con descuentos, convenios, dirigido a empresa por bloque o cuatrimestre específico.
1ER CONTACTO INFORMATIVO
Indagar cual es la proforma que requiere, invitar al estudiante a que descargue el formulario de la página web https://www.usanmarcos.ac.cr/oferta-academica/tramites-estudiantiles/formularios-tramites, una vez completo debe enviarlo por el formulario de Consulta Alumnos en nuestra página web.
Validar que toda la solicitud de proforma esté completa.
2DO CONTACTO DERIVACIÓN - No olvidar incluir en el campo de descripción los datos de: Nombre, número de identificación, celular y correo electrónico.
Se valida que tenga la solicitud proforma diligenciada, se describe el caso y se deriva, Tiempo de entrega 8 días hábiles. Se entrega de forma digital con firma y sello, si el estudiante solicita una excepción y requiere que se entregue de manera física y personal, debe indicar si pasa a la Sede principal o a algún CSU a retirarla, en caso de ser en un CSU el tiempo de entrega se puede extender a 16 días hábiles aproximadamente.
Utilizar plantilla de Casos.

8 días hábiles

Área de derivación

Permanencia y Servicio al Estudiante

8 días hábiles

Área de Derivación

María José Escobedo Bonilla

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Presencial/Virtual

Financiera

Cuentas y Facturación

Aranceles y Matrículas

Proforma Costo Total/Especial

Primer contacto

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Financiera

Cuentas y Facturación

Aranceles y Matrículas

Registro de Pago Materias

Aplicación de pago por transferencia de materias o letra de cambio.
1ER CONTACTO INFORMATIVO
Verificar datos de contacto, verificar en el Class que coincida el monto con el enviado en la transferencia por el estudiante.
2DO CONTACTO DERIVACIÓN - No olvidar incluir en el campo de descripción los datos de: Nombre, número de identificación y correo electrónico.
Derivo el caso con cédula de estudiante y el soporte de pago con el mes de pago, una vez en el primer contacto haya revisado que coincida todo.
Utilizar plantilla de Casos.

8 días hábiles

Área de derivación

Pagos de Materias

8 días hábiles

Área de Derivación

María José Escobedo Bonilla

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Financiera

Cuentas y Facturación

Aranceles y Matrículas

Registro de Pago Materias

Primer contacto

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Financiera

Cuentas y Facturación

Aranceles y Matrículas

Registro de Pago Matrícula

Aplicación de pago por transferencia en matrícula
1ER CONTACTO INFORMATIVO
Verificar en el sistema que la Prematricula esté vigente, en caso de que no esté realizada, se procede a realizarla, deben quedar las materias en los horarios indicados por el estudiante, posteriormente, se debe colocar el descuento que le aplica al estudiante. Se realiza pregunta filtro de cuando pagará para contar los días de aplicación de pago, 3 días hábiles para aplicar el pago en el sistema. Se confirma que haya realizado el pago por la U Virtual o por transferencia y se indaga que tenga el soporte o recibo de pago.

2DO CONTACTO DERIVACIÓN - No olvidar incluir en el campo de descripción los datos de: Nombre, número de identificación, celular y correo electrónico. - No olvidar incluir en el campo de descripción los datos de: Nombre, número de identificación y correo electrónico.
Se describe el caso con la solicitud y se adjunta el soporte, se debe validar que el soporte de pago esté legible, principalmente el número de depósito.
Utilizar plantilla de Casos.

8 días hábiles

Área de derivación

Pagos de Matrícula

8 días hábiles

Área de Derivación

María José Escobedo Bonilla

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USAM

Presencial/Virtual

Financiera

Cuentas y Facturación

Aranceles y Matrículas

Registro de Pago Matrícula

Primer contacto

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Presencial/Virtual

Financiera

Cuentas y Facturación

Aranceles y Matrículas

Registro de Pago Otros Conceptos

Aplicación de pago por pruebas de grado, proyecto de grado, reposición y practica supervisada, diferentes a Matricula y Materias.
1ER CONTACTO INFORMATIVO
Verificar datos de contacto, verificar que el pago que menciona el estudiante coincida con los aranceles (precios- montos en SharePoint) estipulados por la Universidad para este tipo de solicitudes.
2DO CONTACTO DERIVACIÓN - No olvidar incluir en el campo de descripción los datos de: Nombre, número de identificación, celular y correo electrónico.
Derivo el caso con cédula de estudiante y el soporte de pago especificando el concepto o la solicitud por el cual realizo el pago. Adjuntar el comprobante de pago en formato PDF, SIN EXCEPCIONES.
Utilizar plantilla de Casos.

8 días habiles

Área de derivación

Permanencia y Servicio al Estudiante

8 días hábiles

Área de Derivación

María José Escobedo Bonilla

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USAM

Presencial/Virtual

Financiera

Cuentas y Facturación

Aranceles y Matrículas

Registro de Pago Otros Conceptos

Primer contacto

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USAM

Presencial/Virtual

Institucional

Cursado

Bienestar Universitario

Actividades Extracurriculares

1ER CONTACTO INFORMATIVO
Si el estudiante se comunica para solicitar información sobre actividades estudiantiles como las bienvenidas de cada cuatrimestre, información sobre la entrega de premios de las rifas realizadas. Consultas de cuando serán los talleres con los directores o talleres de técnicas de aprendizaje, el área encargada del proceso envia toda la información por el correo electrónico daraya@usam.ac.cr
Este es el canal oficial para informar a los estudiantes sobre las actividades, se le debe informar al estudiante que la coordinadora tiene un lapso de 48 horas para poder responder.
2DO CONTACTO DERIVACIÓN
Se deriva el caso si el área encargada no responde dentro de las 48 horas hábiles, no olvidar colocar nombre, número de identificación, correo electrónico e indicar la consulta del estudiante.

8 días habiles

Área de derivación

Experiencia Estudiantil

8 días habiles

Área de Derivación

Dayana Araya

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Presencial/Virtual

Institucional

Cursado

Bienestar Universitario

Actividades Extracurriculares

1ER CONTACTO INFORMATIVO
Si el estudiante se comunica para solicitar información sobre actividades estudiantiles como las bienvenidas de cada cuatrimestre, información sobre la entrega de premios de las rifas realizadas. Consultas de cuando serán los talleres con los directores o talleres de técnicas de aprendizaje, se le brinda al estudiante el siguiente calendario de Actividades de primer ingreso: https://view.genially.com/65773220619bca00154f6545, para información adicional el área encargada del proceso envia toda la información por el correo electrónico daraya@usam.ac.cr
Este es el canal oficial para informar a los estudiantes sobre las actividades, se le debe informar al estudiante que la coordinadora tiene un lapso de 48 horas para poder responder.
2DO CONTACTO DERIVACIÓN
Se deriva el caso si el área encargada no responde dentro de las 48 horas hábiles, no olvidar colocar nombre, número de identificación, correo electrónico e indicar la consulta del estudiante.

Primer contacto

Relacionamiento

USAM

Presencial/Virtual

Institucional

Informativo

Bienestar Universitario

Apoyo Psicológico

1ER CONTACTO INFORMATIVO
El estudiante llama a solicitar apoyo psicológico, o requiere orientación psicológica o adecuación curricular.
Se le informa que la Universidad cuenta con Apoyo Psicológico para el estudiante, se le enviara un caso para que lo contacten y le programen la cita. Y recordarle que puede solicitar también la cita desde el formulario web como Apoyo Psicológico https://www.usanmarcos.ac.cr/servicios/experiencia-estudiantil/atencion-psicologica
2DO CONTACTO DERIVACIÓN -
Si ya el estudiante hizo la solicitud pero no se le ha dado respuesta se debe crear el caso y derivar al área encargada
No olvidar incluir en el campo de descripción los datos de: Nombre, número de identificación, celular y correo electrónico.

8 días hábiles

Área de derivación

Experiencia Estudiantil

8 días hábiles

Titulo del Caso

Nancy Alvarez

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Presencial/Virtual

Institucional

Informativo

Bienestar Universitario

Apoyo Psicológico

Primer contacto

Relacionamiento

USAM

Presencial/Virtual

Institucional

Cursado

Bienestar Universitario

Asesorías Académicas

1ER CONTACTO INFORMATIVO
Ya sea para solicitud o cancelación de la asesoría, se debe acudir al correo asesorias@usam.ac.cr No derivar el caso si es para cancelación, sino que se debe hacer desde el correo.
Importante para informar al estudiante si quiere solicitar la asesoría:
1. Para solicitar la asesoría debe abrir un caso al portal de Consultas
2. Se pueden solicitar solo para las semanas 4,9 y 14 del cuatri.
3. Se debe solicitar solo con 8 días de anticipación.
4. En caso de cancelar, debe hacerlo 3 días antes de la asesoría.
El estudiante llama a solicitar asesorías académicas, puede consultar la información por el enlace https://www.usanmarcos.ac.cr/servicios/experiencia-estudiantil/asesorias-academicas

2DO CONTACTO DERIVACIÓN
Si el estudiante ya escribió al correo para solicitar la asesoría y no recibió respuesta, se deriva el caso al área correspondiente. No olvidar incluir en el campo de descripción los datos actualizados de: Nombre, número de identificación, celular y correo electrónico.

8 días hábiles

Área de derivación

Experiencia Estudiantil

8 días hábiles

Titulo del Caso

Nancy Alvarez

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Presencial/Virtual

Institucional

Cursado

Bienestar Universitario

Asesorías Académicas

Primer contacto

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Presencial / Virtual

Institucional

Cursado

Infraestructura

Condiciones de Aulas y Espacios

Condiciones de Aulas
2DO CONTACTO Colocar nombre completo, numero de cedula, número telefónico y correo electrónico, derivar al área de servicio y preguntar por el número de aula al que se debe presentar, y cuál es la inquietud que presenta para poder darle solución. (especificar el espacio y los inconvenientes u observaciones que indique el estudiante y su necesidad puntual, puede complementar la solicitud con algún soporte de epicrisís, es opcional) -aplica para bibliotcas, centro de servicio, sedes etc.

8 días hábiles

Área de derivación

Permanencia y Servicio al Estudiante

8 días hábiles

ÁREA DERIVACIÓN

María José Escobedo Bonilla

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USAM

Presencial/Virtual

Cursado

Bienestar Universitario

Empleabilidad

1ER CONTACTO INFORMATIVO
Estudiante consulta si la universidad brinda ayuda para conseguir trabajo o brindan oportunidades. Se debe guiar para que ingrese al enlace https://www.usanmarcos.ac.cr/servicios/experiencia-estudiantil/bolsa-empleo para que se registre y pueda postularse a las ofertas laborales
2 Se debe agregar nombre completo, numero de cedula, correo electrónico y teléfono celular- Se deriva el caso si el estudiante presenta problemas en la plataforma o no lo deja ingresar para que el área encargada pueda darle solución.

8 días hábiles

Área de derivación

Experiencia Estudiantil

8 días hábiles

Titulo del Caso

Fabiana Sanchez

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Presencial/Virtual

Institucional

Cursado

Bienestar Universitario

Empleabilidad

Primer contacto

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Presencial/Virtual

Institucional

Informativo

Canales y Medios de Pago

Eventos Redes Sociales

Todo lo relacionado a la Información de eventos y post que se suben a las Redes Sociales.
1ER CONTACTO INFORMATIVO
Llega el comentario por las diferentes Redes Sociales, se clasifica el mismo para saber si es primer contacto o se debe derivar. Según el comentario del estudiante se responde en la misma red social y no se solicitan datos para registro, cuando el estudiante ya está registrado en CRM. En los casos que no estén vinculados se puede solicitar los datos para alimentar la base.
Únicamente se utiliza cuando se tienen dudas del evento, tienen dificultades con el enlace que presenta el evento y más temas relacionados. Consultas diferentes a estos se deben tipificar con los títulos correspondientes.
2DO CONTACTO DERIVACIÓN - No olvidar incluir en el campo de descripción los datos de: Nombre, número de identificación, celular y correo electrónico.
Se deriva caso cuando no se tenga una respuesta exacta de la consulta del estudiante, los casos pueden ser: eventos, concursos, entre otros cuando el enlace no funciona o se presenta dudas con la información de las publicaciones.
Utilizar la plantilla de creación de casos.

8 días hábiles

Área de derivación

Permanencia y Servicio al Estudiante

8 días hábiles

Área de Derivación

María José Escobedo Bonilla