Servicio - Recepción y Validación de Documentos de Matrícula Firmados

Este artículo establece el procedimiento para cuando un estudiante se comunica informando que ya tiene sus documentos de matrícula firmados. El objetivo es resolver la gestión en la misma interacción sin necesidad de escalar el caso.

1. Política de Primer Contacto (¡No Derivar!)

Cuando un estudiante contacta para entregar sus documentos firmados, el caso NO se debe derivar a otra área.

• Responsabilidad: El experto debe recibir, validar y cargar los documentos en el sistema durante la interacción.

• Objetivo: Garantizar la inmediatez en la recepción de la matrícula y evitar devoluciones o tiempos de espera innecesarios.

2. Documentos Requeridos y Validación

El experto debe solicitar al estudiante que comparta dos documentos obligatorios:

1. El Pagaré firmado.

2. El documento de Trámite de Matrícula firmado.

Lista de Chequeo (Validación de Calidad): Antes de aceptar los documentos, revisa lo siguiente:

• ✅ Legibilidad: El documento debe verse claro, sin borrones ni cortes.

• ✅ Firmas: Ambos documentos deben estar debidamente firmados.

• ✅ Datos del Estudiante: El número de cédula y el nombre deben coincidir con el sistema.

• ✅ Programa Académico: Verificar que el nombre del programa en el documento sea el correcto.

3. Proceso de Registro en el Sistema

Una vez validados los documentos, sigue estos pasos para dejar el registro correctamente:

A. Carga de Archivos

• No adjuntes los archivos en el cuerpo general del ticket ni los envíes por correo a otra área.

• Paso Correcto: Debes abrir una NOTA NUEVA dentro del perfil del estudiante o del caso, y adjuntar ahí mismo los dos documentos (Pagaré y Trámite).

B. Creación y Tipificación del Ticket El ticket se debe gestionar como Primer Contacto (cerrado en la llamada/interacción).

• Tipificación en Genesys: Financiera.

• Tipificación en HubSpot: Aranceles y matrícula | Registro de Matricula.