Servicio - Guía de Retiros, Cambios y Congelamientos de Materias

Este artículo detalla las normativas, fechas límite y procedimientos para estudiantes de bachillerato, licenciaturas, maestrías y técnicos virtuales que deseen modificar su matrícula.

1. Definiciones Clave

Para una mejor comprensión, es importante diferenciar los términos:

• Retiro de Materias: Acción de darse de baja de una o varias materias específicas, manteniendo otras.

• Cambio de Materias/Grupo: Modificación de una materia por otra o de un grupo por otro, manteniendo el mismo número de materias.

• Congelamiento de Matrícula: Proceso mediante el cual se suspende temporalmente la totalidad de la matrícula (todas las materias) para un cuatrimestre específico.

2. Políticas Generales y Penalidades

Es fundamental que el estudiante conozca los plazos y las implicaciones económicas de cada acción.

A. Retiros de Materias

B. Cambios de Horario, Materia y/o Grupo

C. Congelamiento de Matrícula (Total)

• Antes del inicio de lecciones: Se reconoce el 100% del costo por materias. No aplica para el concepto de matrícula.

• A partir de la Primera Semana de Clases: Aplican las mismas penalidades por porcentaje de materia que para los retiros individuales.

3. Excepciones y Casos Especiales

Los retiros o congelamientos sin penalidad después del inicio de clases solo se brindan en casos excepcionales y deben estar plenamente justificados:

• Problemas médicos graves: Que impidan al estudiante continuar sus estudios.

• Situaciones laborales: Que generen un conflicto insuperable con el horario de clases.

Documentación Requerida para Excepciones:

• Carta Firmada: Donde el estudiante solicita el retiro o congelamiento y explica la situación.

• Dictamen Médico: Emitido por un profesional de la salud, del estudiante o del paciente (si aplica), que justifique la situación.

• Carta de Trabajo: Documento de la empresa que justifique el cambio o conflicto laboral (despido, cambio de horario, viajes al exterior, etc.).

• Importante: Sin la documentación completa, no se podrá avanzar en la solicitud ni dar respuesta al estudiante.

4. Retiros, Cambios y Congelamientos para Técnicos Virtuales

• Congelamiento del 100%: Si el estudiante no accede a la plataforma, se realizará el congelamiento total.

• Abandono de curso avanzado: Si el estudiante abandona o desiste del curso habiendo avanzado significativamente, su solicitud quedará sujeta a aprobación previa vía correo a servicio@correo.usam.ac.cr.

5. Consideraciones Adicionales

• Deuda por Letra de Cambio: Al realizar un retiro, es crucial validar que cualquier deuda por letra de cambio haya sido eliminada correctamente. De lo contrario, deberá eliminarse mediante una nota interna.

• Contacto para Casos Excepcionales (Segunda Semana en adelante): Durante la segunda semana de lecciones y en adelante, los retiros, cambios y/o congelamientos de materias solo se aceptarán en casos excepcionales, previa presentación de documentación y autorización del Departamento de Registro.

• Tercera Semana en adelante: A partir de la tercera semana, el estudiante deberá cancelar en su totalidad los pendientes con la institución, independientemente de su situación.